سازمان اداری و استخدامی کشور پیش‌نویس آیین نامه جدید دورکاری را برای نظرخواهی عمومی منتشر کرد.
مقدمه:
دورکاری از جمله روش های انجام کار است که با توجه به سه عنصر اصلی خدمات، فناوری و نیروی انسانی طراحی می‌شود و اجرای مطلوب آن وابسته به وجود ۵ پیش شرط اولیه است که عبارتند از:
۱- وجود خدماتی با ماهیت انجام / ارائه به صورت غیرحضوری (دارای خروجی مشخص و قابل سنجش در بازه زمانی و … )
۲- وجود فناوری تولید و ارائه خدمت (سخت افزاری و نرم‌افزاری)
۳- استقرار نظام مدیریتی متناسب (برنامه‌ریزی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه و …) با دورکاری
۴- برخورداری کارمند (نیروی نیروی) از ویژگی‌های دانشی، مهارتی و رفتاری متناسب با دورکاری
۵- برخورداری مدیر از ویژگی‌های دانشی، مهارتی و رفتاری متناسب با دورکاری
بدین ترتیب زمانی انجام کار به شیوه دورکاری معنی می یابد که ۵ پیش شرط فوق الذکر با محوریت ۳ عنصر اصلی، مورد توجه قرار گیرد. در غیر اینصورت اجرای دورکاری دارای تبعات منفی با اثر گسترده از جمله افزایش هزینه، کاهش کمیت و کیفیت خدمات، نارضایتی ارباب رجوع، کاهش بهره وری و … خواهد بود.
علاوه بر آن باید توجه داشت سازمان ها برای استفاده مطلوب از روش ارائه خدمات به شیوه دورکاری باید نسبت به اصلاح فرایندها، متناسب سازی ساختار و نوع سازماندهی، استقرار ترکیب بهینه نیروی انسانی و … اقدام نماید.
در تدقیق و تکمیل پیش‌نویس آیین نامه دورکاری (مصوب سال ۱۳۸۹) سعی بر آن شده است در انطباق با مبانی علمی ، قوانین و مقررات و نیز تجارب حاصل از اجرای دورکاری در ایران و نیز سایر کشورها موضوعات اساسی با اهداف ارتقای بهره‌وری، حذف فعالیت‌های غیرضرور، افزایش بهره‌گیری از فناوری‌های نوین در ارائه خدمات همراه با حفظ مطلوبیت ارائه خدمات مورد توجه قرار گیرد.
پیش‌نویس آیین نامه جدید دورکاری
هیئت وزیران در جلسه مورخ ………… بنا به پیشنهاد سازمان اداری و استخدامی کشور و به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، آیین‌نامه دورکاری، موضوع تصویبنامه شماره ۷۶۴۸۱/۴۴۷۲۶ مورخ ۷/۴/۱۳۸۹ هیئت‌وزیران را با اهداف ارتقای بهره‌وری، حذف فعالیت‌های غیرضرور، افزایش بهره‌گیری از فناوری‌های نوین در ارائه خدمات همراه با حفظ مطلوبیت ارائه خدمات، اصلاح نمود.
آیین نامه جدید دورکاری
ماده ۱- در این آیین‌نامه اصطلاحات زیر با معانی مشروح مذکور به‌کار می‌روند.
الف- دورکاری: تنظیمی از نحوه انجام وظایف محول شده به کارمند که به موجب آن، وظایفی که از معیارهای دورکاری برخوردارند؛ خارج از محیط سازمانی انجام می‌شوند.
ب- کارمند دورکار: کارمند دستگاه اجرایی اعم از کارمند رسمی، آزمایشی، پیمانی و قراردادی که عهده‌دار مسئولیتی (پستی) با انجام وظیفه یا مجموعه وظایف با قابلیت دورکاری است و در چارچوب ضوابط تعیین شده در این آیین‌نامه، مشمول دورکاری می‌شود.
پ- دستگاه: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری
ت- کارگروه اجرایی: کارگروه مدیریت اجرای طرح دورکاری، موضوع ماده (۸)
ث- برنامه دورکاری: برنامه انجام وظایف کارمند دورکار و شرایط دورکاری کارمند، موضوع ماده (۱۰)
ماده ۲- پست‌های سازمانی که دارای وظایفی با ویژگی‌های زیر باشند، می‌توانند مشمول دورکاری شوند.
– عدم نیاز به تعامل رودررو با خدمت‌گیرنده (تعاملات و مراجعات حضوری) دورن سازمانی یا برون سازمانی
– محصول کار کمیت‌پذیر و قابل کنترل در واحد زمان
– بی‌نیاز از تجهیزات و ملزومات اختصاصی فیزیکی یا مجازی ویژه که امکان تأمین موردی آن وجود ندارد.
– بی‌نیاز از دسترسی به داده‌ها و اطلاعات طبقه‌بندی شده(محرمانه، سری، فوق سری و … ) برای انجام فعالیت‌ها
– عدم تحمیل هزینه‌های اضافی به دستگاه
– دسترسی یا برخوردار از امکان دسترسی مجازی به سامانه‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی و اسناد مورد نیاز. در صورت امکان تأمین زیرساخت‌های لازم، هزینه دسترسی، بر عهده کارمند دورکار است.
ماده ۳- کارمندان، علاوه بر برخورداری از مسئولیتی با قابلیت دورکاری، موضوع ماده (۲)، در صورت دارا بودن شرایط زیر، می‌توانند مشمول دورکاری شوند. پس از اجرای مواد (۵) و (۶)، هر یک از مدیران و کارمندان موظف به توان‌افزایی و کسب شرایط احراز پست تحت تصدی هستند.
– دانش و تسلط به انجام وظایف به صورت غیرحضوری
– توانایی انجام کار و ارائه محصول یا خدمت بدون نیاز به راهبری مستقیم
– توانایی تمهید شرایط انجام وظایف دور از محیط سازمانی
– مهارت مدیریت زمان و خود مدیریتی
– تعهد به رعایت استانداردهای کاری و پاسخگویی در برابر آن‌ها
ماده ۴- در صورت وجود شرایط و ویژگی‌های مذکور در ماده (۲) به عنوان شرط لازم و در ماده (۳) به عنوان شرط کافی، تا سقف ده درصد (۱۰%) از کارمندان هر دستگاه می‌توانند با تأیید کارگروه اجرایی، دورکار شوند.
تبصره ۱- اعطای دورکاری با هدف اعطای امتیاز به کارمندان یا به منظور حل مسائل مدیریتی ممنوع است و اولویت تصمیم با ارائه خدمات با کمیت، کیفیت، قیمت تمام شده و زمان استاندارد، مطابق با برنامه دورکاری، است.
تبصره ۲- پس از اجرای مواد (۵) و (۶) شرط ده درصد (۱۰%) ملغی است.
ماده ۵- با توجه به توسعه فناوری‌ها و تغییر روش‌های کار، سازمان اداری و استخدامی کشور موظف است طی دو سال از زمان تصویب این آیین‌نامه، نسبت به انجام فعالیت‌های زیر اقدام نماید.
الف- بازنگری در نظام طبقه‌بندی مشاغل و تعیین مشاغل و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری همراه با شرایط احراز
ب- تعیین استانداردهای فناورمحور برای انجام مشاغل و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری
پ- تعیین الزامات اداری در سطح سازمان (سامانه‌ها و … )
ت- تعیین الزامات تغییرات ساختار سازمانی
ث-تعیین استاندارهای فضا برای ساختمان‌های اداری
ج- تعیین نیازهای آموزشی مدیران و کارمندان برای انجام وظایف به صورت دورکاری
ماده ۶- دستگاه‌های اجرایی موظفند حداکثر طی یک سال، با توجه به استانداردها و الزامات ابلاغی، موضوع ماده پنج، نسبت به آماده سازی سازمان برای تغییر روش‌های انجام کار اقدام نمایند.
الف- بازتعریف و اصلاح روش‌های ارائه خدمات (خرید خدمات، برون سپاری فرایندی و …)
ب- اصلاح ساختار سازمانی
ت- تعیین و استقرار ترکیب بهینه نیروی انسانی پس از اجرای بندهای الف و ب
ث- آموزش نیروی انسانی و توان‌افزایی آنان برای انجام وظایف به روش‌های نوین و متناسب با الزامات شغلی
ج- متناسب سازی فضاها و ساماندهی ساختمان‌ها
چ- تأمین زیرساخت‌های نرم‌افزاری، ارتباطی و …
ماده ۷- تنظیم ساعت کار کارمند دورکار با رعایت ماده (۸۷) قانون مدیریت خدمات کشوری، نحوه انجام وظایف و نحوه ارتباط با آن کارمند، در چارچوب برنامه دورکاری، توسط مدیر واحد متبوع به‌نحوی تعیین می‌شود که شرایط دورکاری به صورت پاره وقت و برای حداکثر شصت درصد (۶۰%) ساعات موظف در هفته برقرار شود.
تبصره- در صورت برقراری دورکاری برای کمتر از یک روز، ساعات پیش‌بینی شده نباید کمتر از چهار ساعت پیوسته باشد. در این شرایط، فاصله زمانی تا ساعت حضور در محل کار، ساعت کاری محسوب نمی‌شود.
ماده ۸- مرجع تشخیص پست‌های سازمانی با ماهیت دورکاری، موضوع ماده (۲)، تأیید کارمندان مشمول دورکاری، موضوع ماده (۳) و مدیریت اجرای آیین‌نامه در هر دستگاه، کارگروهی است که تحت عنوان «کارگروه مدیریت اجرای طرح دورکاری» ذیل کمیته سرمایه انسانی دستگاه یا عناوین مشابه آن با اعضا و وظایف زیر تشکیل می‌شود.
الف- اعضای کارگروه اجرایی
۱- معاون توسعه مدیریت دستگاه یا عناوین مشابه – رئیس
۲- دو نفر از معاونین دستگاه به انتخاب رئیس دستگاه
۳- مدیر یا مسئول واحد انفورماتیک دستگاه یا عناوین مشابه
۴- مدیر یا مدیران واحدهای سازمانی دارای کارمند متقاضی دورکاری، حسب موضوع جلسه
۵- مدیر یا مسئول واحد توسعه منابع انسانی دستگاه یا عناوین مشابه- دبیر
– امور دبیرخانه ای مربوط این کارگروه، در واحد توسعه منابع انسانی یا عناوین مشابه انجام می شود.
ب- وظایف کارگروه اجرایی
۱- تعیین مشاغل و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری و اعلام سازمانی آن
۲- استانداردسازی نحوه انجام مشاغل و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری
۳- تعیین فرایند استاندارد دریافت درخواست و اجرای دورکاری و چگونگی هماهنگی سیستم‌ها، ضوابط و سامانه‌های سازمانی
۴- تعیین امکانات و تجهیزات مورد نیاز برای انجام دورکاری در خصوص هر پست‌های سازمانی
۵- تعیین استانداردهای ایمنی محل انجام کار و شرایط آن برای هر یک از مشاغل با قابلیت دورکاری
۶- تعیین سازوکارهای لازم برای امنیت اطلاعات مورد استفاده در اجرای دورکاری
۷- بررسی صلاحیت کارمندان متقاضی دورکاری و اعلام نتیجه آن به کارمند
۸- بررسی، تأیید و حفظ برنامه دورکاری در پرونده پرسنلی و ابلاغ دورکاری به کارمند و واحدهای سازمانی ذیربط
۹- بررسی عملکرد کارمندان دورکار به صورت ماهانه بر اساس گزارش عملکرد مدیران کارمندان دورکار
۱۰- تعیین قواعد محاسبه اضافه کار کارمندان دورکار و ابلاغ به منظور اعمال
۱۱- بررسی لغو دورکاری کارمندان بنا دلایلی مانند به تغییر ماهیت وظایف یا نحوه ارائه خدمات، عدم رضایت مدیر واحد متبوع، عدم رضایت ارباب رجوع، بروز اختلال در فرایند ارائه خدمات در واحد متبوع یا دستگاه، تغییر برنامه‌کار کارمند
۱۲- نظارت بر اجرای آیین‌نامه دورکاری در دستگاه
۱۳- تدوین گزارش‌های تفصیلی – تحلیلی و مدیریتی شش ماهه در خصوص اجرای آیین‌نامه و ارائه به رئیس دستگاه
تبصره ۱- حداکثر زمان بررسی و اعلام نتیجه هر برنامه دورکاری، دو هفته کاری از زمان دریافت رسمی برنامه است.
تبصره ۲- در صورت وجود چند کارمند واجد شرایط متقاضی دورکاری در سقف موضوع ماده (۴)، اولویت با مشاغل و پست‌های سازمانی و کارمندانی است که دورکاری آنان، هیچگونه خدشه‌ای در کمیت و کیفیت ارائه خدمات ایجاد ننماید.
تبصره ۳- در صورت عدم اعلام برخی از مشاغل و پست‌های سازمانی سازمان در دسته و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری (کلی یا جزئی) توسط کارگروه اجرایی، مدیران واحدهای سازمانی می‌توانند فهرست مشاغل و پست‌های سازمانی را همراه با دلایل توجیهی، رأسا یا بنا به پیشنهاد کارمندان ذیربط، برای بررسی، به کارگروه مزبور ارائه دهند.
ماده ۹- اجرای دورکاری در صورت برقراری شرایط مواد (۲) و (۳) منوط به درخواست کارمند، پیشنهاد مدیر بلافصل و مدیر واحد متبوع کارمند (با رعایت سلسله مراتب) و نیز پذیرش برنامه اجرایی مورد تأیید کارگروه اجرایی از جانب وی است که به صورت رسمی ثبت می‌شود.
ماده ۱۰- برنامه دورکاری، به صورت رسمی توسط مدیر واحد متبوع به کارگروه اجرایی، اعلام می‌شود. برنامه دورکاری، برنامه‌ای است مشتمل بر مجموعه فعالیت‌های هر یک از وظایف کارمند دورکار در زمان دورکاری (غیرحضوری) با ویژگی منتج به نتایج قابل سنجش در بازه‌های زمانی معین، متناسب با ماهیت فعالیت‌ها و کمیت و کیفیت مشخص، همراه با روزهای انجام دورکاری، چگونگی تنظیم زمان انجام کار و نحوه برقراری ارتباط و نیز انجام فعالیت‌ها که با مشارکت کارمند دورکار و مدیر بلافصل وی تدوین و با پیشنهاد مدیر واحد متبوع، جهت اخذ تأیید نهایی به کارگروه اجرایی ارائه می‌شود.
تبصره- پیش از تعیین مشاغل و پست‌های سازمانی با قابلیت دورکاری (کلی یا جزئی)، موضوع ماده (۵)، برقراری دورکاری منوط به تقاضای کارمند است. پس از آن، در صورت عدم تمایل کارمند متصدی پست با قابلیت دورکاری، انجام کار بر اساس الزامات، رویه‌ها و امکانات سازمانی، اعلامی از طرف کارگروه اجرایی تعیین می‌شود.
ماده ۱۱- در صورت تأیید دورکاری کارمند توسط کارگروه اجرایی، هریک از واحدهای سازمانی دستگاه موظفند حسب مأموریت ذاتی، ظرف مدت سه روز کاری، نسبت به برقراری کامل شرایط تأیید شده دورکاری، اقدام نمایند.
ماده ۱۲- کارمند دورکار، مکلف به رعایت موارد زیر است.
۱- بر اساس برنامه دورکاری ابلاغی اقدام و به انجام وظایف بپردازد و محصول یا خدمت یا نتایج فعالیت‌ها را مطابق با استاندارد تعیین شده، ارائه نماید.
۲- ضوابط و مقررات حضور را رعایت نموده و در ساعات کار تعهد شده (به صورت غیرحضوری)، پاسخگوی درخواست‌های کاری باشد.
۳- هرگونه مشکل شخصی که نیازمند اخذ مرخصی است یا بروز اختلال در انجام کار که مانع انجام وظایف است را سریعا به اطلاع مدیر بلافصل رسانده و با نظر و هماهنگی وی، اقدام نماید.
۴- امور محول شده را خود به انجام رسانده و از واگذاری تمام یا بخشی از آن به شخص یا اشخاص ثالث پرهیز نماید.
۵- اجرای برنامه دورکاری را به صورت هفتگی به مدیر بلافصل خود، جهت ارائه به مدیر واحد متبوع، گزارش دهد.
تبصره- هرگونه تغییر در برنامه عملیاتی یا برنامه حضور کارمند دورکار باید حداکثر به فاصله دو روز کاری پیش از اجرای تغییر مور نیاز، به صورت تلفنی، پیامکی یا رایانامه‌ای به وی اعلام شود. کارمند دورکار ملزم به انطباق با تغییر، با هماهنگی مدیر بلافصل خود است؛ مگر آنکه با هماهنگی قبلی در مرخصی باشد.
ماده ۱۳- وظایف و مسئولیت‌های مدیر بلافصل کارمند دورکار به شرح زیر است که هر یک از موارد باید با رعایت سلسله مراتب به تأیید مدیر واحد متبوع کارمند دورکار برسد.
۱- تنظیم برنامه دورکاری با مشارکت کارمند و تأیید آن به منظور ارائه به کارگروه اجرایی. اجرای این برنامه مبنای ارزیابی عملکرد کارمند است.
۲- همکاری با کارمند دورکار در چارچوب برنامه دورکاری
۳- تعیین مسیرهای ارتباطی روزانه با کارمند دورکار، به منظور انجام هماهنگی‌ها یا حل چالش‌ها، در چارچوب برنامه دورکاری
۴- نظارت و ارزیابی عملکرد کارمند دورکار به صورت هفتگی و در چارچوب برنامه دورکاری
۵- ارائه گزارش عملکرد کارمند دورکار همراه با مجموع ساعات دورکاری موظف و اضافه‌کار، به صورت ماهانه و در زمان‌های مقرر، به کارگروه اجرایی
۶- به‌روزرسانی برنامه دورکاری کارمندان، در صورت نیاز و اعلام تغییرات به کارگروه
تبصره- در صورت عدم رضایت مدیر واحد متبوع کارمند دورکار از عملکرد وی، در چارچوب برنامه دورکاری تأیید شده، موضوع به کارگروه اجرایی اعلام می‌شود و کارگروه اجرایی موظف است ظرف مدت یک هفته کاری، با تشکیل جلسه فوق‌‌العاده، موضورع را بررسی نماید و در صورت عدم امکان انطباق با شرایط و ایجاد هماهنگی میان مدیر و کارمند، دورکاری کارمند لغو می‌شود و حسب قوانین و مقررات با وی برخورد می شود.
ماده ۱۴- حضور و غیاب کارمندان و میزان و چگونگی تخصیص زمان به انجام کار در شرایط دورکاری باید به صورت برخط انجام شود و دستگاه موظف به استقرار سازوکارهای این موضوع، مانند زمان‌دار کردن سامانه‌ها، ارسال کد، کنترل تصادفی، متناسب با ماهیت وظایف کارمند دورکار است.
ماده ۱۵- کارمندان دورکار موظفند در صورت در اختیار داشتن امکانات و تجهیزات اداری، از آن‌ها صرفا برای انجام فعالیت‌های دستگاه متبوع خود استفاده نمایند و مسئولیت نگهداری از آن امکانات و تجهیزات بر عهده کارمند است.
تبصره- هرگونه صدمه در خصوص امکانات و تجهیزات غیرمصرفی، توسط کارگروه اجرایی بررسی می‌شود و در صورت تشخیص کارگروه اجرایی مبنی بر کوتاهی (عمدی یا سهوی) کارمند دورکار و تعیین خسارت وارده، ضمن جبران خسارت توسط کارمند، موضوع در پرونده پرسنلی وی ثبت می‌شود.
ماده ۱۶- دستگاه موظف است اقدامات لازم را برای امنیت شبکه‌های اطلاعاتی مورد استفاده در دورکاری و محافظت از داده‌ها و اطلاعات به‌عمل آورد. کارمندان دورکار نیز موظفند ضوابط حفاظتی دستگاه متبوع خود را رعایت کرده و داده‌ها و اطلاعات مربوط به فعالیت یا فعالیت‌های شغلی خود را در اختیار اعضای خانواده یا سایر افراد قرار ندهند.
ماده ۱۷- مسئولیت تأمین محل انجام کار و برقراری شرایط ایمنی در آن محل، مطابق با استانداردهای اعلامی توسط کارگروه اجرایی، برعهده کارمند دورکار است و دستگاه مسئولیتی در این خصوص، در بازه زمانی دورکاری ندارد.
ماده ۱۸- برقراری شرایط دورکاری، هیچگونه تغییری در قوانین و مقررات مورد عمل دستگاه در خصوص اخذ و تأیید مرخصی‌های استحقاقی و از کارافتادگی، تعیین میزان حقوق و مزایا و تسهیلات رفاهی و همچنین محاسبه سنوات خدمت کارمندان ایجاد نمی‌نماید.
ماده ۱۹- کارمندانی که از ظرفیت تبصره (۱) ماده (۸۷) قانون مدیریت خدمات کشوری با موضوع تقلیل ساعت کار هفتگی به میزان یک چهارم، استفاده می‌نمایند از شرایط لازم برای دورکاری برخوردار نیستند.
ماده ۲۰- دستگاه‌های اجرایی موظفند سالانه (نیمه دوم اسفند ماه هر سال) گزارش اجرای آیین‌نامه دورکاری مشتمل بر اطلاعاتی مانند عناوین مشاغل، پست‌های سازمانی، درصد و تعداد کارمندان دورکار، اقدامات صورت پذیرفته برای تمهید اجرای آیین‌نامه، مجموع هزینه‌های انجام شده و نیز ذکر دلایل توجیهی در صورت عدم اجرای آیین‌نامه را به سازمان اداری و استخدامی کشور ارائه نمایند.
ماده ۲۱- آیین‌نامه دورکاری، موضوع تصویبنامه شماره ۷۶۴۸۱/۴۴۷۲۶ تاریخ ۷/۴/۱۳۸۹ و اصلاحات بعدی آن لغو و آیین‌نامه حاضر با ۲۱ ماده و ۱۰ تبصره، جایگزین تصویبنامه مذکور، محسوب می‌شود.